СОДЕРЖАНИЕ

СТРАНЫ
КОМПАНИИ
ВЫСТАВКИ
ИНСЕНТИВ-ТУРЫ
АВИАЦИЯ
КРУИЗЫ
ОТЕЛИ
СТАТИСТИКА
ДОСУГ
ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА
ПРОКАТ
БИЗНЕС-ЛАНЧ
СТРАХОВАНИЕ
ВИЗЫ
ПРАКТИКУМ

ВЫСТАВКИ

Участие в международных выставках

Наверное, если бы была такая возможность, специалисты дневали бы и ночевали на всех международных выставках. Ну, уж на профильных — это точно. Но бюджет не резиновый, и с этим, к сожалению, приходится считаться. Надо оплачивать страховку, визу, перелет (людей и груза), трансфер, дизайн и монтаж стенда, а также работу стендистов.

Ранние птахи
Если большинство из этих статей расходов можно скалькулировать, не вставая с рабочего кресла, то одна из них все же не слишком доступна пониманию. В том случае, конечно, когда мы еще не постигли всех тонкостей участия в международных форумах. Речь идет об аренде выставочных площадей. Следует иметь в виду, что стоимость их варьируется в зависимости от расположения. Лучшим местом считается то, что находится поближе к входу или центру павильона и имеет, как говаривают специалисты, островную конфигурацию. Довольно престижно работать и на «полуострове». А вот «уголок», особенно близ туалета, вряд ли добавит авторитета вашей компании.
Только не надо думать, будто там (около общественной уборной) разместились совсем уж нищие экспоненты. Увы, на «задворках» международных бирж зачастую встречаются наши весьма состоятельные и уважаемые соотечественники. И не то чтобы им злонамеренно отказали в уважении. Дело в том, что они слишком поздно сообразили, что «мест под солнцем» не так уж и много. Чтобы не попасть впросак, надо всего лишь заранее побеспокоиться о местонахождении стенда.
Как сообщила директор компании «Интур Гарант» Оксана Жаркова, в международном словаре по этому поводу даже специальный термин существует — «early bird». Понятно, что «ранние птахи» успевают и место хорошее зарезервировать и скидки получить, если они, конечно, есть. Чтобы попасть в стаю «предусмотрительных птиц», желательно начать подготовку к выставке хотя бы за год до ее открытия. Нетрудно вроде. Однако, по словам г-жи Жарковой, на ее памяти таких случаев было всего несколько.

А чего это они тут делают?
Глядя со стороны, может показаться, что участники выставки — это те, кто стоит непосредственно на стенде. Так оно и есть. Но в целом круг участников значительно шире. Из него зачастую выпадает руководитель делегации. Исполняя роль свадебного генерала, он появляется, как правило, только на час-два в день открытия форума. Кроме того, случается, на стенде работают люди, нанятые со стороны, а сотрудники компаний, блуждающие в поисках потенциальных партнеров, порой выглядят как случайные посетители.
Экспонентам стоит заранее побеспокоиться о приглашении нужных гостей, которых необходимо снабдить бэджем с надписью «участник» или «VIP». Бэджи заказываются у организаторов выставки и чем раньше, тем лучше. По словам директора департамента делового туризма компании «Жюль Верн» Ксении Лущик, обычно регистрация заканчивается за 2–3 месяца до начала биржи. Если речь идет о таких экспогигантах, как, например, фармацевтический форум CPHI, то побеспокоиться надо как минимум за 5 месяцев до начала работы выставки. А вот заказать простые входные билеты можно в любой специализированной компании хоть за день до открытия.

Прикосновение к золоту
Все, что сказано выше, можно рассматривать в качестве вполне конкретных рекомендаций. Ими с корреспондентом BTN поделились в российских компаниях, занимающихся организацией посещения и работы на международных выставках. Это нечто вроде инструкций «домашнего» пользования. Среди наставлений и правил, признанных во всем мире, наиболее почитаемы «60 золотых правил Монтгомери». На первый взгляд, они кажутся весьма банальными, хотя на самом деле через эту простоту как раз и лежит путь к успеху: порядок бьёт класс.
Попробуем приобщиться к золотым тезисам в вольном изложении. Итак, если вы строите стенд, изначально необходимо спроектировать вчерне интерьер. Этот черновой проект с указанием всех размеров и веса нужно передать дизайнеру — специалисту в области выставок. Его работу должен контролировать директор стенда, который обязан проследить, чтобы создание стенда не вышло за рамки бюджета и установленных сроков сдачи. Не заказывайте «эскиз» чертежнику или вашему сыну, даже если он талантливый студент архитектурного вуза.
Когда экспонаты готовы, самое время подумать о способе их доставки. Если у них большие габариты, то отправку осуществляют специальных компании. Более легкие предметы можно разместить в грузовых отсеках обычных самолетов.
Заблаговременно бронируйте гостиничные номера. Нередки случаи, когда в дни работы крупных выставок ни в одном отеле города нет свободных мест. Выбирайте для персонала объект размещения среднего класса, но обязательно находящийся недалеко от экспоцентра.

Искусство заставить полюбить себя
Не забудьте подготовить и поместить на фризе стенда вывеску с полным названием вашей компании. Сокращения допустимы только в том случае, когда они хорошо известны. Далее вышеупомянутый г-н Монтгомери рекомендует нанять дополнительный персонал из местных жителей, потому что «работа на стенде — это не дополнительный приработок».
У нас, на внутрироссийских выставках обычно именно так все и происходит. Однако при выезде за рубеж правила игры «неожиданно» меняются. Объясняется это тем, что согражданам можно заплатить меньше, чем жителям других стран. Но как бы там ни было, будем считать, что персонал проинструктирован, люди расставлены по своим местам, выставка открылась и процесс пошел.
Почему-то многие думают, что нас должны знать и любить априори. А если кто-то еще не любит, то потому, что еще не видел воочию. Опасное заблуждение! Можно добросовестно отстоять на стенде положенный срок и не добиться желаемого результата. Спонтанные беседы, так же как и бесконечный обмен визитками ровным счетом ничего не значат. Конечно, знакомства никогда не бывают лишними, и все же на выставке желательно общаться с настоящими или потенциальными партнерами и клиентами. Вот поэтому-то необходимо как следует спланировать рекламную и информационную работу. Наиболее желанных партнеров надо заранее «наделить» персональным приглашением. Впрочем, об этом уже сказано выше.
Немаловажно и то, что обычная реклама компании в коммерческой, торговой и технической прессе должна заблаговременно уведомить о вашем участии в выставке, дате ее открытия, месте проведения и номере вашего стенда. Уже на стадии подготовки опубликуйте несколько пресс-релизов. Первый, предназначенный для широкой публики, надлежит распространить за месяц до открытия форума. Сообщение должно содержать общую информацию о вашей компании и новых видах продукции. Второй пресс-релиз предназначается для коммерческих и технических изданий. В нем следует представить больше детальной информации о вашей продукции, а также фотографии, иллюстрации, отзывы потребителей. Наконец, третий и четвертый пресс-релизы отправляются непосредственно на выставку. Они рассчитаны на реальных посетителей и местную прессу. Если не знаете, чем удивить журналистов, то поэкспериментируйте с отечественными изданиями.

Андрей Алексеев

РЕКЛАМА

Travel Media
Business Travel News
Rates
Contact details

РАСЦЕНКИ
КАЛЕНДАРЬ ПУБЛИКАЦИЙ

ОБ ИЗДАТЕЛЬСТВЕ
ГАЗЕТА Business Travel News
КОНТАКТЫ